직장인에게 가장 필요한 능력 중 하나는 ‘정리’입니다.
업무는 늘어가고, 회의는 연속되고, 해야 할 일은 계속 쌓입니다.
이런 정보와 일정, 자료를 효과적으로 정리하지 못하면 업무는 비효율적으로 흘러가고, 중요한 것을 놓치기 쉽습니다.
이때 활용할 수 있는 최고의 도구 중 하나가 바로 노션(Notion)입니다.
이번 글에서는 노션을 처음 접하는 직장인도 쉽게 시작할 수 있도록, 기본 기능 설명부터 실무에 적용할 수 있는 정리 시스템 구축법까지 단계별로 안내합니다.
노션 바로가기 : https://www.notion.so
노션이 직장인에게 좋은 이유
노션은 단순한 메모 앱이나 일정관리 앱이 아닙니다.
글쓰기, 데이터베이스, 캘린더, 보드(칸반), 파일 첨부, 체크리스트 등 다양한 요소를 자유롭게 조합해 자신만의 일하는 방식에 맞게 업무 공간을 구성할 수 있는 올인원 도구입니다.
특히 직장인에게 노션이 유용한 이유는 다음과 같습니다.
- 정보의 분산을 막을 수 있다: 메일은 메일함에, 파일은 구글 드라이브에, 할 일은 메신저 메모장에 따로따로 정리하고 있었다면, 이제 노션 하나에 통합할 수 있습니다.
- 협업이 쉽다: 팀원이 함께 접근하고 수정할 수 있으며, 실시간으로 댓글도 남길 수 있어 구글 문서처럼 활용이 가능합니다.
- 개인의 워크플로우를 구축할 수 있다: 아침마다 업무 체크리스트를 열고, 회의록을 작성하고, 주간 리뷰까지 노션 하나로 끝낼 수 있습니다.
노션은 특히 반복되는 업무를 자동화하거나 템플릿화할 수 있어, 사용하면 할수록 시간을 절약하게 됩니다.
따라서 업무량이 많고 다양한 정보를 다뤄야 하는 직장인에게 매우 적합한 도구입니다.
노션 업무용 기본 구성 세팅하기
노션을 처음 사용할 때는 막막할 수 있지만, 전체를 한 번에 다 만들 필요는 없습니다.
가장 중요한 건 자주 쓰는 업무 정보를 체계적으로 보기 좋게 구성하는 것입니다. 아래는 직장인을 위한 기본적인 노션 구조 예시입니다.
1. 홈(Home) 페이지 구성하기
- 모든 업무 페이지의 대시보드 역할
- 오늘 할 일, 이번 주 목표, 즐겨찾는 프로젝트 등을 한눈에 확인
- 이 페이지에 링크 블록, 체크리스트, 아이콘, 이모지 등을 활용하여 시각적으로 명확하게 구성
2. 프로젝트 관리 페이지
- 각 프로젝트를 카드 형식으로 분류하는 칸반 보드(Kanban board) 뷰 활용
- 카드에는 작업명, 담당자, 진행 상태(진행 중, 보류, 완료 등), 마감일, 링크, 첨부파일 등을 추가
- 필터와 태그를 사용해 부서별, 진행도별로 쉽게 분류 가능
3. 회의록/자료 저장소 만들기
- 회의록용 데이터베이스를 만들어 '회의일자', '참석자', '주제', '요약' 항목을 구성
- 반복되는 회의는 템플릿으로 등록해 두면 클릭 한 번으로 회의록 작성이 가능
- 검색과 필터 기능을 활용해 언제든 이전 회의 내용을 빠르게 찾을 수 있음
4. 일정 관리용 캘린더 페이지
- 노션의 캘린더 뷰를 활용해 프로젝트 마감일, 출장 일정, 이벤트 등을 직관적으로 시각화
- 일정별 태그로 분류하거나, 팀 프로젝트와 연동하여 종합 일정판으로 활용 가능
5. 개인 메모/기록 공간
- 업무 중 떠오른 아이디어, 피드백, 성찰 내용을 기록할 수 있는 개인 노트
- 일일 업무일지 템플릿을 만들어 시간별 진행 사항을 정리하고, 퇴근 전 복기할 수 있도록 구성
이러한 기본 구조만 세팅해도 업무 전체를 시각화하고 관리하는 데 큰 도움이 됩니다. 노션의 가장 큰 장점은 블록 기반 구조로 구성되어 있어, 원하는 방식으로 자유롭게 페이지를 꾸밀 수 있다는 점입니다.
직장인을 위한 노션 활용 꿀팁
노션을 제대로 활용하려면, 자신의 업무 스타일에 맞는 사용법을 익히고 루틴화하는 것이 중요합니다.
아래는 실제 직장인 사용자들이 활용하는 꿀팁 모음입니다.
1. 자주 쓰는 페이지는 상단에 고정
- 사이드바에서 자주 사용하는 업무 페이지(예: 주간 업무, 회의록 등)를 상단에 고정시켜 빠르게 접근 가능
2. 템플릿 저장 기능으로 반복 업무 최소화
- 회의록, 보고서, 주간 리뷰 등 반복되는 문서는 템플릿으로 저장
- 새 문서 생성 시 클릭 한 번으로 동일한 형식의 문서 자동 생성
3. 링크드 데이터베이스로 똑똑한 연결
- 프로젝트 DB와 일정 캘린더를 연결하여 특정 프로젝트의 모든 일정을 캘린더에서 확인 가능
- 팀원별 업무 분담 현황도 따로 필터링하여 볼 수 있음
4. 팀과 협업할 때는 댓글 기능 활용
- 문서나 특정 텍스트에 @멘션 및 댓글 기능으로 피드백 주고받기
- 실시간으로 코멘트 주고받으며 빠르게 회의 요약 및 의사 결정 가능
5. 모바일 앱 + 위젯 활용
- 노션 모바일 앱 설치 시, 외근 중에도 업무 체크리스트 확인 가능
- 위젯 기능을 이용하면 ‘오늘 할 일’을 홈 화면에서 바로 확인할 수 있어 업무 흐름 놓치지 않음
노션은 단순히 기록하는 공간이 아니라, 업무 효율성을 높여주는 ‘업무 플랫폼’으로 발전시킬 수 있습니다.
본인의 루틴에 맞게 꾸준히 쓰면, 일의 흐름을 체계적으로 관리하게 되어 퇴근 후에도 머릿속이 가벼워지는 경험을 할 수 있습니다.
노션은 메모장 이상의 기능을 제공하는 직장인을 위한 정리 도구입니다.
복잡한 업무를 하나의 플랫폼에서 정리하고, 협업하고, 기록할 수 있다는 점에서 생산성을 크게 높여줍니다.
이번 글에서 소개한 기본 구성만 잘 만들어도 업무 정리 시스템이 갖춰지며, 반복 업무는 템플릿으로 효율화하고, 일정과 업무를 시각화해 놓치지 않게 할 수 있습니다.
이제 막 시작하는 분들이라도 부담 갖지 마세요. 노션은 처음엔 간단히 시작하고, 점차 자신만의 방식으로 발전시킬 수 있는 유연한 도구입니다.
오늘부터 하나의 블록부터 쌓아보세요.
그 하나가 직장인의 워크플로우를 완전히 바꿔놓을 수 있습니다.